【業務効率劇的アップ!】オススメのリモートワークツール20選!!

   

働き方改革から働く形に様々な変化がおき、働き方の多様化が進む中で最近注目されているのがリモートワーク・テレワークです!

特に昨今は新型コロナウイルスの影響で通常勤務から自宅での勤務に変わったという方も多いと思います。

では、リモートワークとはどういったものなのか、そしてリモートワークに是非導入したいオススメのツールを紹介していきます!

今話題のリモートワークとは?

最近よくニュースなどで耳にするリモートワークとは在宅勤務、つまり会社のオフィスではなく自宅などの会社から離れた場所で働くことを言います。

自宅以外でもレンタルオフィスなど会社から離れた場所で働く勤務形態のことをリモートワーク、もしくはテレワークと呼びます。

場所は自宅以外にレンタルオフィス以外にもファミリーレストランや喫茶店で働く人も多いようです。

場所や時間にしばられることなく、より柔軟な働きができるワークスタイルが注目を集めており、育児や介護などと仕事の両立ができることから企業が積極的に導入を進める動きが広まっています。

エンジニアやプログラマーなどのIT系の職種やライター、デザイナーはリモートワークに適した職種と言えます。

リモートワークの課題

IT関連を中心にリモートワークに切り替える会社が増えてきていますが、もちろんメリットだけということではありません、デメリットやリモートワーク導入にあたる課題が多く残されています。

メリットは主に通勤がなくなることによる時間の確保や、コスト削減、育児や介護と仕事の両立などが上げられます。

ここから代表的なリモートワークの課題を解説していきます。

コミュニケーション不足になる

リモートワークの一番の課題ともいえるのがコミュニケーションの難しさです。

問題となるポイント
  • 顔を合わせることが少なくなるため、必然的に会話が少なくなってしまう。
  • コミュニケーション不足から、情報の共有などでチームの連携にズレが生じる。

オフィスの場合は挨拶や世間話があり気になったことをすぐに聞く環境が出来上がっていました。

しかし、リモートワークになると挨拶やちょっとした会話を交わすのも難しい状況になり、結果的にオフィスで働いている環境に比べるとコミュニケーション量が減ってしまう状況になってしまいます。

こういったコミュニケーションの問題はオンラインのチャットツールを利用することで解決できる場合が多いです、最近ではチャットツールの開発も進み無料で使えるものも多くあります。

コミュニケーションが仕事の状況や連携にも大きく関わってくるのでチャットツールの利用は必須です!

セキュリティ対策が重要になる

リモートワークになると従業員は会社のパソコンではなく個人の端末を利用する場合が多くなるでしょう。その際に重要になるのがセキュリティの問題です。

問題となるポイント
  • リモートワークでは個人の端末を利用するため、データの紛失や盗難のリスクが高くなる。
  • フリーWi-fiを利用した際などにパスワードの漏洩やサイバー攻撃を受ける可能性がある。

外出先での利用の場合など、オフィス以外の場所でも働けることから、ノートパソコンやタブレット端末、USBメモリーのデータの紛失や盗難というリスクもあります。

そのためにも、オフィス内での仕事とオフィス外での仕事をしっかり分けることも重要です。

また、働く場所として喫茶店などで仕事をするという方も多くなっています。その時に危険なのがフリーWi-fiを利用することです。中にはフリーWi-fiを利用しIDやパスワードが漏洩してしまう可能性やサイバー攻撃を受ける可能性もあります。

そのためセキュリティにはより一層の対策を行う必要があります。

従業員の勤怠管理が難しくなる

リモートワークの特長でもある時間を選ばず仕事ができるというメリットの反面、勤怠管理が難しくなることも課題の1つです、

問題となるポイント
  • 出社や退社、勤務状況がわからなくなってしまう。
  • 残業時間など勤務時間の管理が難しくなってしまう。

これまではオフィスに居て目視で確認ができたものが、リモートワークになると今どこにいるのか、働いているのかいないのか分からなくなってしまいます。

勤務時間の管理も難しく、例えば在宅勤務の場合知らないうちに勤務時間を超え残業時間になってしまったなど、特に仕事熱心な人であれば尚更の事です。

そのため勤怠管理ツールが必要になります、リモートワークの普及に伴い勤怠管理ツールも様々なものがあり、数多くの打刻方法が用意されています。

状況の把握が難しくなる

リモートワークではリモートワークをしている従業員(リモートワーカー)の状況の把握が難しくなります。

問題となるポイント
  • プロジェクト全体の進捗状況が難しくなる。
  • 業務量が従業員の負荷になっていないか、調整が難しい。

先ほどにも解説した従業員の勤怠管理だけではなく、仕事の把握も難しくなるということです。

同じオフィス内であればプロジェクトなどの進捗状況の確認が簡単に行えます、また負荷などがあればその場で業務の調整もスムーズにできます。

リモートワークの場合、コミュニケーションはオンラインチャットツールを利用するため従業員の負荷を含めた仕事の状況を把握することが難しくなります。

結果、業務過多から期限に間に合わず、結果的に進行が遅れてしまう状況になることもあります、そのためにもタスク管理やweb会議ツールの使用、またオフィスに月に1度は訪れるなどの機会を設けることも重要です。

リモートワークにおすすめのツール

ではここから、実際にリモートワークに最適なおすすめのツールを紹介します!

オフィスの通常業務でも使用でき、さらにリモートワークでも使用することのできるおすすめのツールをまとめました!

また選ぶ際のポイントとして、Office製品やGoogleなどで統一することも重要です。

コミュニケーション・タスク管理・ストレージ・ビデオ会議・バーチャルオフィス・勤怠管理それぞれのジャンルごとにまとめ、料金も含め解説していきます!

コミュニケーションツール

リモートワークでは、相手との対面がなくなるためコミュニケーションが減少してしまいます。
コミュニケーションが減少してしまうとプロジェクトにも大きく関わってきます!

そのためにもそれぞれ自社にあったコミュニケーションツールを選ぶことがポイントです!

以下の表ではコミュニケーションツールに必要な機能を比較した表になります。

それぞれのツールの詳しい内容について解説していきます!

Slack

日間アクティブユーザー1200万人を超えるビジネスチャットツールのSlackの特長は、チャンネルという専用のグループチャットをプロジェクトやチーム毎に作成することができます。

このチャンネルを使うことで会話と情報をより簡単に整理することができます!

またSlackにはメッセージに対してリアクションといって絵文字やオリジナルのスタンプをレスポンスに使用できることも魅力です!

他にも、Google driveやDropboxなど他のツールとも連携が行え、より円滑に仕事を進めることができます!

無料版は制限は多いですが無期限で人数制限無しで使用することもできます、有料プランは月額850円からになります。

Chatwork

2019年のビジネスチャット利用者No.1のChatwork!

通常のグループチャット機能としてはもちろん、無料のビデオ/音声通話やタスク管理も備わっているためこれ1つでまかなうこともできます。

chatworkではLINEのように1人1人にIDがあり、そのIDを交換することでグループに社外の人を追加することも可能です!

またァイルの送受信に容量制限がないので、ファイルの容量を気にすることなく送ることができます!

無料版では通常のチャット機能と通話機能が使えますが、制限も多くありますchatworkは1ユーザー月額500円から使用できます。

Talktree

Talktreeはチャットツールとしても優秀ですが、プロジェクトなどのタスク管理も同時にこなせるチャットツールです。

チャットがツリー構造で進行するため議論が別れた場合でも、混線することなく進めることができます。

また、talktreeならではの機能として送ったメッセージに対して既読が付く仕様になっています、そのためメッセージを読んでくれたのかという問題が解決します!

メッセージ毎に進捗の確認ができたり、プロジェクトの担当者を一覧で表示したりコミュニケーション以外にもタスク管理としても使用できるのがTalktreeです!

Talktreeは1ユーザー月額300円から始められ、他のサービスと比較しても安価というのも特長です。

Microsoft teams

teamsはMicrosoftが提供するチャットツールでビデオ通話も可能なコミュニケーションツールです。

Office365に含まれる1つの機能なので、会社がwordやexcel等のOffice製品を使用している場合は非常にシームレスに利用できます。

そのため、ファイルの共有も非常に簡単に行え、普段使いのチャットから通話までできるので非常にコミュニケーションに適したツールといえるでしょう。

また、teams単体での利用の場合は機能が限定されてはいますが無償で利用することもできます。

teamsが利用できるプランのOffice 365 Business Premium1ユーザー月額1360円からになりますが、Officeのソフトがほぼすべてを利用することができます!

タスク管理ツール

場所を選ばずに働けるようになり、仕事の自由度が上がる一方で社員の管理や仕事の管理が難しくなってしまいます。
特に大きなプロジェクトの場合は全体の進捗の確認や自分の担当する仕事など明確である必要があります。

そんな際にタスク管理ツールは非常に役に立ちます!他のツールとの連携やタスク管理以外にも分析機能が備わっているツールもあるので、特長を理解して選ぶことが大事です!

Trello

付箋のような感覚でTo-doを管理できるTrelloは個人のTo-doからチーム内で共有など、プロジェクトを非常に見やすく管理できるツールです!

1つのボードに各タスクが表示されるので視覚的に進捗状況を確認できるのが強みです!

それぞれのタスクごとに担当者や締め切り、コメントなども設定できるとても便利なツールです!

非常にシンプルな設計になっていますが、Trelloが提供している Power-Ups という拡張機能を追加することで、カードのカスタマイズや自動化など、更に便利にすることも可能です。

個人利用や少人数であれば、無料版でも十分に活躍できます、有料版は1人9.99$からになっています。

Jooto

JootoはTrelloに似たカード型のUIが特長のタスク管理ツールです!一画面で従業員全体のタスクを把握できるのが特長です。

カード型以外にも、ガントチャート機能を利用することで大きなプロジェクトの管理やスケジュールの細かいプロジェクトの管理まで分かりやすくまとめることができます!

従業員のタスクを見える化することで、プロジェクトメンバー同士の認識がずれることなく管理できます!

他にもGoogleカレンダーやSlack、chatworkなどのツールとの連携ができるため仕事をスムーズに、プライベートもまとめて管理ができます!

無料版であれば4人まで参加できます。有料版は1ライセンス月額500円からです。

Backlog

Backlogは何よりもシンプルで直感的なデザインになっており、コラボレーションに大きな比重をおいたツールです。

様々なチャート機能によってプロジェクトの開始から終了までの流れを把握することができ、現在の進行状況もすぐに確認できます!

またBacklogはタスク管理だけでなく、仕事量と時間をグラフ化し分析するための材料もそろっています。そのため視覚的にも進行具合が分かるようになっています!

スタータープランでは人数30人、プロジェクトは5つまでと制限はありますが月額2400円で利用でき、人数の制限無しやプロジェクトを増やしたスタンダードプランは月額11800円から利用できます。

To-Doist

To-Doistはタスクに関する細かな設定を行うことができることが特長です。

例えばタスクに関してサブタスクを追加することでタスクを細分化することができます。細分化によって、ミス無くプロジェクトの全体像をとらえることができます。

To-Doist自体は個人用のTo-doツールとして利用されていますが、タスクの共有も可能なため小さなプロジェクトであれば十分に活躍するツールでしょう!

他にも優先度や時間、毎週繰り返すなどのタスクの細かな設定も可能です!

有料版ではコメントなどの機能もついて月額338円から利用が可能です。

ストレージサービス

リモートワークではオフィスではなく、オフィス外からのアクセスになるためオンラインストレージサービスが不可欠です!

ストレージサービスを選択する際にもデータの保管をメインに使うのか、オンライン上での編集も含め利用するのかで大きく分かれるので用途にあったものを選びましょう。

Dropbox

定番のオンラインストレージツールDropbox!全世界で5億人を超えるユーザー実績を持っています!

中でもDropbox Businessは法人向けのサービスになり、3万以上もの拡張機能によって更なる効率化ができます。

Businessではストレージの容量は無制限になり、大容量ファイルの共有も可能です!

また、Dropboxはサムネイル表示が非常に優秀です、他のツールではアイコンになってしまうものもサムネイル表示で内容が分かるように表示してくれます。

Dropboxは利用する容量で値段が大きく変化します、スタンダードプランでは3TBで1ユーザー月額1500円からになります。

Google Drive

Googleが提供するオンラインストレージサービスのGoogle Drive、高い安全性とgoogleの様々なサービスとの互換性も高いのがメリットです。

他にも共有が簡単というのも特長です、アップロードしたファイル1つ1つにリンクが作成されるので、それを共有するだけ!ファイル自体のやり取りもなく非常に簡単です!

また、Google Drive内でドキュメント、スプレッドシート、スライドを共同作業することもでき、リアルタイムでプレビューされるのも便利です!

ビジネスプランでは無制限で利用でき、1ユーザー月額1360円から利用可能です。

OneDrive

One Driveはwindows8.1、windows10のユーザーであればエクスプローラーのファイルからそのまま操作をすることができます!そのためwindowsを利用している会社では非常に役に立ちます!

OneDriveはwordやExcelなどのOfficeアプリケーションと統合されているため、保存も簡単で共同編集を行うことも可能です!

またOneDriveではオフラインの環境でも編集することができるのも魅力です、編集したデータは次にネットワークに接続した際に自動的にアップロードされます!

1TBで1ユーザー月額1360円から利用でき、他のOfficeのツールも利用できます。

ビデオ会議ソフトウェア

ビデオ通話サービスを使用することで、相手の顔を見ながらコミュニケーションを取ることができるためコミュニケーションの課題も解決され、情報や資料の共有がよりはかどります!

また、県外にいる従業員と直接会えない場合でもビデオ通話はコミュニケーションに非常に役立ちます!

大人数でのミーティング、少人数、1対1とそれぞれの用途に合わせて選ぶことや、参加方法がURLといった使い方などでも選ぶことができます。

LiteFreshVoice

Lite FreshVoiceの一番の特徴はアカウントやアプリ、ログインが不要というところです!

web会議を始める場合はURLを共有するだけ!そのため、PCだけでなくスマホやタブレットからも会議を始めることができます!

会話や会議の内容を録音・録画することができるので議事録を付ける煩わしさからも解放されます!他にも画面の共有や位置情報との連携などもあるため会議もスムーズに行えます!

導入も非常に簡単なため、オフィス内の会議だけでなく取引先とのコミュニケーションにも使用することができます!

料金はアカウントの数と会議室(URL)で変化するので、公式サイトをチェックしましょう!

Zoom

zoomはwebビデオツールの中でも音声の品質や映像の安定度が非常に優れています!

資料共有や録画機能、アンケート機能などミーティングの際に便利な機能が多く備わっています。

操作性も非常によく、どのデバイスでもミーティングに参加することができます、またメールアプリやカレンダーアプリと連携することで簡単にスケジュール作成、参加が可能です!

zoomはビデオ通話、音声通話だけでなくチャットグループの作成も可能なため、ファイルの共有などもスムーズに行えます。

ビジネスプランは月額1980円から利用することもできます。

Skype

無料のチャット、通話サービスとして馴染み深いweb会議ツールといえばSkypeです。

IDを交換することでいつでもビデオ通話を開始することができます!

大人数でのミーティングに比べると少人数でのミーティング、または1対1の打ち合わせにおすすめのツールです!

また画面の共有や通話の記録などビジネスシーンでも活躍する機能も、揃っています。

Google ハングアウト

Google ハングアウトはGoogleが提供する統合メッセージングサービスです。

ビデオ会議への参加はURLになっており、Googleの提供なのでインストールや拡張機能不要で使用できます!もちろんビデオ会議以外にもメッセージ機能も十分に使用できます。

またGoogleの高い安全性もポイントの1つです、セキュリティや管理についてサポートを受けることができます!

他にもG Suitと統合されているのでカレンダーやメール等との連携も可能です!

GoogleのプランのためGoogleDrive同様に月額1360円からになります。

ビデオカメラという選択肢

ビデオ会議を行う際に必要になるのがwebカメラです。ノートパソコンであれば標準で搭載されているものも多いですが画質がイマイチ…、デスクトップパソコンなどでは搭載されていないものがほとんどです。

そんな時に活躍するのがビデオカメラです!変換アダプターを使用することでwebカメラの代用として使用することができます!

webカメラと違い画質も非常に良く、音も十分に拾ってくれます。また、カメラワークに困らないことも魅力ですね!

webカメラで困っているうという方は一度レンタルで試してみるのはいかがでしょうか?

バーチャルオフィスツール

バーチャルオフィスとは仮想上のオフィスをさす言葉で、リモートワークに特化したサービスと言えます。

誰と誰が会話しているのか、チームでどのような動きをしているのかを確認することができ、そして何より実際に同じ場所で働いているようになるのがバーチャルオフィスです。

ツールの中ではビデオ会議やチャット機能を備えているものも多くあります!

Remotty

Remottyの特長は一緒に働いている相手の顔が見れることです!そのため、まるで同じ場所で働いているような雰囲気になるのが特長です!

顔が見れるといってもRemottyでは数分置きに画像で更新されます、そのため従業員が席にいるかという確認もでき、隣にいるような感覚で声をかけられます!

個人チャット以外にも気軽につぶやけるタイムラインや、仕事の共有ができる掲示板などの機能があるので、報告や連絡が非常にスムーズに行えるツールになっています!

無料版では制限ありで最大10人まで利用することができます、有料版では月10万円から制限なく利用することができます。

Sococo

Sococoの特長はバーチャルオフィスの中で自分アバターを操作し文字や声、映像などで場所が離れていても簡単にコミュニケーションがとれることです!

オフィスの図面を真上から見たようなUIから現実世界に似たオフィスの状況を作り出し、離れた場所でも同じ場所を共有している感覚になるのが特長です。

そのため、いま誰が働いているのか、誰と会話をしているのか、どのメンバーでミーティングをしているのか、等の状況が視覚的にわかるようになっています。

また、アプリのインストールやユーザー登録は必要なく、営業などゲストが参加する場合はURLを渡すだけで会議に参加することができます!

Sococoは1ユーザー月額2500円から利用できるため、人数が少ない場合であればSococoの方がおすすめといえます。

勤怠管理ツール

リモートワークになると、従業員の勤怠管理が難しくなるのがリモートワークの課題です。
特に家など育児と両立して仕事をしていると、どうしても途切れ途切れになってしまいます。

リモートワークの人数が多くなると管理が更に大変になります、そのためにも勤怠管理ツールをしっかり選びましょう!

KING OF TIME

KING OF TIMEはクラウド勤怠管理でシェアNo.1を誇る勤怠管理ツールです。

KING OF TIME の勤怠管理の特長としてニーズに合わせて、様々な打刻方法が用意されていますPCやスマホなど無料のものから、ICカードリーダーや指紋認証の有料のものまで様々な方法が用意されています。

打刻方法以外にも、残業基準の設定やシフト管理、勤務状況の確認など、勤怠管理に関する様々な機能が備わっています!

また、給与計算ソフトと連携することもできるのが大きな魅力です!

導入価格は月額1人300円から利用でき、打刻人数x300円がコストになります。

F-Chair+

F-Chair+はまさにリモートワーク、在宅勤務のための勤怠管理ツールです!

F-Chair+の一番の魅力はランダムでデスクトップの画像が自動で撮影されることです、撮影はランダムで行われるので、実際にオフィスで働いているかのような緊張感をもって作業ができます。

リモートワークだとどうしても途切れがちな作業も、ワンクリックで着席、退席を切り替えることができます。

また勤務時間はタイムバーで表示されるため、残業などの時間外労働は一目でわかるようになっています。

料金は人数に応じて変化し、1~10名は月額10000円から31~50名であれば月45000円で利用できます。

ジョブカン

オンラインで勤怠管理が行えるwebツールのジョブカン。

出退勤のデータチェックや残業時間などのあらゆる勤怠管理作業を自動化できるのがジョブカンの魅力です!

従業員の勤務状況の確認から集計、シフトや休暇の管理などあらゆる管理を行うことができます!

他の勤怠管理ツールよりもカスタマイズ性に富んでおり、リモートワーク以外にも様々な勤務形態に対応しているのが特長です!

利用料金は出勤管理だけであれば1ユーザー月額200円から利用でき、シフトの管理や休暇の管理などのプランを含めると1プラン毎に月額料金が+100円されていきます。

まとめ

今回はリモートワークを導入する際にぜひおすすめしたいツールを紹介しました!

リモートワークになるとこれまでの勤務状況と大きく変わり、コミュニケーション不足や勤怠管理、タスク管理と課題がありますが、ツールを使用することで問題も解決できます。

今回紹介したツールはそれぞれメリット・デメリットがあります、リモートワークをするにあたって自分にベストなツールを選ぶことが重要です!

リモートワークでもこれまでの通常業務のように働くことができるのがベストですね!